Wer kann BAFA-Berater werden? Prüfen Sie es im Eignungscheck

Diese Voraussetzungen gelten für BAFA-Berater

Wer BAFA-geförderte Beratungen anbieten will, braucht eine Registrierung beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Gefördert werden nur Beratungen durch registrierte Beratungsunternehmen. Der Check fragt die folgenden Punkte ab:

Nr.	Kriterium	Was gilt
1	Selbstständigkeit	Sie beraten selbstständig auf eigene Rechnung, als Einzelunternehmen, freiberuflich oder mit eigener Gesellschaft
2	Umsatzschwerpunkt	entgeltliche Unternehmensberatung macht mehr als 50 % Ihres Gesamtumsatzes aus
3	Beratungsangebot	Beratung zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen von Unternehmen
4	Fachkompetenz	Befähigung für Ihr Beratungsthema, belegt durch einen lückenlosen, unterschriebenen Lebenslauf
5	Qualitätssicherung	ein eingeführtes Qualitätssicherungssystem, nachgewiesen durch Zertifikat oder QM-Handbuch
6	Unabhängigkeit	keine öffentlichen, kirchlichen oder gemeinnützigen Gesellschafter, keine Beratung mit Verkaufsabsicht

Mehr als 50 % Umsatz aus Unternehmensberatung

Die Registrierung setzt voraus, dass bezahlte Unternehmensberatung Ihr Hauptgeschäft ist. Mehr als die Hälfte Ihres Gesamtumsatzes muss daraus stammen. Trainings, Seminare, Coaching von Privatpersonen, Umsetzungsleistungen und Produktverkauf zählen nicht dazu. In der Beratererklärung schlüsseln Sie den Umsatz der letzten zwölf Monate auf. Wer gerade startet, reicht eine Schätzung ein und aktualisiert sie nach zwölf Monaten.

Für Coaches und Trainerinnen ist das oft der entscheidende Punkt. Sortieren Sie Ihre Rechnungen nach Leistungsart, bevor Sie die Registrierung beantragen. Wenn Beratung bisher knapp unter der Hälfte liegt, hilft ein klar abgegrenztes Beratungsangebot für Unternehmen.

Qualitätssicherung: QM-Handbuch oder Zertifikat

Das BAFA verlangt ein Qualitätssicherungssystem, das Sie tatsächlich anwenden. Eine ISO-9001-Zertifizierung ist nicht vorgeschrieben. Für Einzelberaterinnen und kleine Beratungen ist ein QM-Handbuch nach den BAFA-Richtlinien der übliche Nachweis. Es beschreibt unter anderem:

• Ihr Beratungsunternehmen und die Qualifikation der Beraterinnen und Berater
• den Ablauf einer Beratung vom Erstgespräch bis zum Bericht
• wie Sie Kundenfeedback einholen und auswerten
• Ihre Weiterbildung
• wie Sie die Ergebnisse der Auswertung umsetzen

Der Nachweis gilt zwei Jahre und wird danach aktualisiert. Eine unveränderte Standardvorlage ist ein häufiger Grund für Rückfragen, weil sie nicht Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt.

Diese Unterlagen brauchen Sie für die BAFA-Registrierung

Alle Unterlagen laden Sie als PDF im Postkorb des BAFA-Portals hoch. Per E-Mail oder Post eingereichte Unterlagen werden nicht berücksichtigt.

1. Beratererklärung: füllen Sie im Portal aus. Sie nennt alle angestellten Beraterinnen und Berater, Beteiligungen und die Aufschlüsselung des Umsatzes.
2. Lebenslauf: aktuell, lückenlos und unterschrieben, für alle Inhaber, Geschäftsführer und angestellten Beraterinnen und Berater.
3. Nachweis der Selbstständigkeit: Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug, bei Freiberuflern eine Bestätigung des Finanzamts.
4. Nachweis der Qualitätssicherung: Zertifikat oder QM-Handbuch.

Beratererklärung, Nachweis der Selbstständigkeit und Qualitätssicherungsnachweis reichen Sie alle zwei Jahre unaufgefordert neu ein.

So läuft die Registrierung als BAFA-Berater ab

1. Sie legen im BAFA-Portal ein Profil an und erhalten direkt Ihre Berater-ID.
2. Sie füllen die Pflichtfelder und die Beratererklärung aus.
3. Sie laden Lebenslauf, Nachweis der Selbstständigkeit und Qualitätssicherungsnachweis hoch.
4. Das BAFA prüft die Unterlagen. Den Status sehen Sie im Postkorb, eine gesonderte Nachricht gibt es nicht.
5. Mit dem Status „gelistet“ können Ihre Kundinnen und Kunden Zuschüsse für Ihre Beratung beantragen.

Die Registrierung ist kostenfrei. Das Programm läuft bis zum 31. Dezember 2028. Die vollständigen Bedingungen stehen auf der Beraterseite des BAFA.

Fünf Gründe, warum eine Registrierung scheitert oder widerrufen wird

1. Umsatzschwerpunkt nicht belegt. Aus der Umsatzaufstellung geht nicht hervor, dass Beratung mehr als die Hälfte ausmacht.
2. QM-Handbuch passt nicht zum Unternehmen. Eine kopierte Vorlage beschreibt Abläufe, die es bei Ihnen nicht gibt.
3. Unterlagen unvollständig oder falsch eingereicht. Lebenslauf mit Lücken, fehlende Unterschrift, Versand per E-Mail.
4. Kein Antrag im ersten Jahr. Wird Ihr Unternehmen ein Jahr lang in keinem Zuschussantrag benannt, kann die Registrierung widerrufen werden.
5. Werbung mit „BAFA-zertifiziert“. Die Registrierung ist keine Zertifizierung oder Zulassung. Werbung mit solchen Begriffen ist ein Widerrufsgrund.

Was die Förderung Ihren Kundinnen und Kunden bringt

KMU erhalten einen Zuschuss von 50 % oder 80 % auf höchstens 3.500 € netto Beratungskosten je Beratung, also bis zu 1.750 € oder bis zu 2.800 €. Den höheren Satz gibt es in Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt, Thüringen, in Sachsen außerhalb der Region Leipzig sowie in den Regionen Lüneburg und Trier. Ein Unternehmen kann bis zu fünf geförderte Beratungen nutzen, höchstens zwei pro Kalenderjahr. Wichtig für Ihr Erstgespräch: Der Antrag muss gestellt sein, bevor Ihr Kunde den Beratungsvertrag unterschreibt.

Tektis begleitet Sie durch die Registrierung

Tektis ist auf Beraterinnen und Berater spezialisiert, die sich beim BAFA registrieren wollen. Gegründet haben Tektis Dr. Philip Gabriel und Robert Bajka. Unsere Erfahrung aus erfolgreichen Registrierungen steckt in zwei Angeboten: dem QM-Handbuch nach den BAFA-Richtlinien, das Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt, und dem Registrierungsservice, bei dem wir alle vier Nachweise erstellen, Ihr Beraterprofil im BAFA-Portal anlegen und Rückfragen bis zum Status „gelistet“ klären. Das QM-Handbuch kostet 499 € netto, der Registrierungsservice 980 € netto, jeweils als Festpreis.

Häufige Fragen zum BAFA-Berater-Check

Welche Voraussetzungen muss ich als BAFA-Berater erfüllen?

Sie beraten selbstständig auf eigene Rechnung, Unternehmensberatung macht mehr als 50 % Ihres Umsatzes aus, Sie können Ihre Befähigung im Lebenslauf belegen und Sie haben ein Qualitätssicherungssystem eingeführt. Dazu kommen Zuverlässigkeit und Unabhängigkeit.

Brauche ich eine ISO-9001-Zertifizierung?

Nein. Ein QM-Handbuch nach den BAFA-Richtlinien genügt als Nachweis, wenn es Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt und Sie es anwenden.

Kann ich als Quereinsteiger BAFA-Berater werden?

Ja. Einen bestimmten Abschluss schreiben die Richtlinien nicht vor. Entscheidend ist, dass Ihr Lebenslauf die Befähigung für Ihr Beratungsthema belegt, dass Sie selbstständig beraten und dass Unternehmensberatung mehr als die Hälfte Ihres Umsatzes ausmacht.

Kann ich mich als Gründerin oder Gründer registrieren?

Ja. Ohne bisherigen Umsatz reichen Sie eine Schätzung ein und aktualisieren sie nach zwölf Monaten. Den Nachweis der Selbstständigkeit brauchen Sie trotzdem.

Kann ich als freier Mitarbeiter für eine andere Beratung BAFA-Beratungen durchführen?

Nein. Geförderte Beratungen dürfen nur Inhaber, Geschäftsführung oder fest angestellte Beraterinnen und Berater des registrierten Unternehmens durchführen. Möglich ist die Registrierung mit einem eigenen Unternehmen.

Was kostet die Registrierung beim BAFA?

Die Registrierung selbst ist kostenfrei. Kosten entstehen nur für Leistungen Dritter, etwa für ein QM-Handbuch oder eine Zertifizierung.

Darf ich mit der BAFA-Registrierung werben?

Sie dürfen sagen, dass Ihre Beratung über das BAFA förderfähig ist. Begriffe wie „BAFA-zertifiziert“, „BAFA-akkreditiert“ oder „BAFA-zugelassen“ sind dagegen ein Grund für den Widerruf der Registrierung.

Werden meine Angaben im Check gespeichert?

Nein. Der Check rechnet in Ihrem Browser und überträgt keine Antworten.

Stand: Oktober 2026